社内での報告・連絡・相談。上司や部下との人間関係、取引先へのプレゼンテーションや渉外など、日々の業務の中でコミュニケーションは欠かせないものです。できれば、すべてを円滑にストレスなく進めたい。そう思う方も多いのではないでしょうか。
コミュニケーションは、業種や職種を問わず誰にとっても必要なビジネススキルです。しかし現実には、「上手く伝えたつもりが、なぜか伝わっていない」「意図しない誤解を招いてしまった」といった事態に直面することも少なくありません。では、どうすれば“伝わる”コミュニケーションができるのでしょうか。今回は、そのポイントについてご紹介していきます。
なぜ「伝わらない」のか？
「ちゃんと伝えたはずなのに、なぜかうまく伝わっていなかった」「誤解を生んで相手を怒らせてしまった」このようなすれ違いの多くは、話し方や表現力だけの問題ではありません。実はその一歩手前、“何をどのように伝えるか”というポイントを整理する力が不足していることが原因です。
ポイントが曖昧なまま話し続けたり、思いついたことを次々と詰め込んでしまうと、受け手は「結局、何が言いたいの？」と戸惑ってしまいます。伝える前に頭の整理をしていないと、相手にきちんと理解してもらうことは難しいのです。
一方、伝えるのが上手な人は、「情報の取捨選択」や「順序立て」を丁寧に行った上で、相手に伝えています。これらは、センスや天性のものではなく、実はトレーニングによって誰にでも習得できる技術なのです。
“伝わる人”が実践している上手な伝え方
伝える力を高めるには、具体的な技法を身につけることが大切です。ここでは、誰でも習得できる話し方のコツをご紹介します。
話の要点を整理する（箇条書き、ラベリング）
誰でも手軽に始められるのが、話す前にまず伝えたい情報を「箇条書き」にしてみることです。見える化することで頭の中が整理され、話すべきポイントを明確にすることができます。次に「ラベリング」という情報を整理する方法もオススメです。例えば、「現状」「問題点」「解決策」といったそれぞれの項目に分類名（ラベル）を付けることで、受け手が話の流れを理解しやすくなります。
話す順序を整える（NLC法、PREP法）
次に話す順序を整えることで伝わりやすくする方法を紹介します。ひとつ目は、NLC法です。伝えたいことを、N（News：何について話すのか）、L（Logic ：なぜそうなったのか、その背景や根拠）、C（Conclusion：だからどうするのかという結論）の順に伝える方法で、社内での報告などを行う際によく使われます。同じくプレゼンテーションなどでよく使われる、PREP法もあります。こちらは、P（Point：結論や要点）、R（Reason：なぜそう考えるのかの理由や背景）、E（Example：具体例）、P（Point：最後にもう一度結論）といった順に話を進める手法で、簡潔で説得力を持って伝えることができるでしょう。
また、話し方のパターンの実践以外にも、プレゼンテーションでは図や表など視覚的な表現を併用して使うことも重要です。さらには、声のトーンやスピード、視線の動かし方などノンバーバル（非言語）の要素なども、トータルで必要とされます。
伝え方を身につけるには
上手に伝えるためには、頭の中をしっかり整理し、さまざまな手法を活用して話す技術が求められます。 しかし、これらは知識として知っているだけでは身につきません。伝える力は、実際に使ってみて初めて自分のものになるスキルなのです。また、自分では「伝えたつもり」でも、実際に相手へどう伝わっているかを客観的に知るには、他者からのフィードバックが欠かせません。
こうした実践やフィードバックの機会は、独学ではなかなか得ることが難しいのが実情です。資格とキャリアのスクールnoaでは、こうしたコミュニケーション力を体系的に学べる講座を展開しています。 Zoomを用いたオンライン講座のため、全国どこからでも受講していただけます。 ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問合せください。