ビジネスシーンでますます利用されるようになった、Google社が提供するオンライン表計算ソフト「Googleスプレッドシート」。Googleアカウントさえあれば誰でも無料で使え、複数で同時に編集作業が可能な点、そしてインターネット環境があればソフトをインストールすることなく、どこからでも利用できる利便性の高さで人気を博しています。

しかし、ビジネスシーンではMicrosoft社が提供するExcelに根強い人気があり、企業ではExcelが使われ続けています。その理由としては、Excelの持つ機能の高さ（複雑な計算、ピボットテーブル、VBAなど、専門的で高度な処理が可能な点）。そして、長い年月をかけExcelが業務プロセスの中に組み込まれていった点などが挙げられます。今回は、Excelの中でも高度な機能を持ち合わせたVBA（Visual Basic for Applications）の魅力について紹介していきます。

VBAとは

VBAは、簡単に言うと、Excelの作業を自動化できるプログラミング機能のことです。日々行っている複雑な事務作業などをVBAでプログラミングすることで、自動化させることができます。具体的にどのようなビジネスシーンで役立つのか例を挙げていきましょう。

見積書や請求書の作成

ビジネスシーンで毎日のように作成される見積書や請求書も、VBAを使えば簡単に自動作成できます。まず、テンプレートとなる見積書や請求書のシートを用意し、そこに情報が自動で転記される仕組みをVBAで作ります。次に、会社名や日付、金額など必要な情報を入力する専用のシートを用意します。「作成」ボタンを押すと、VBAがその情報を読み取り、テンプレートに自動で反映します。完成したデータのファイル名も、顧客名や日付などに応じて自動で命名することが可能ですので、煩雑になりがちな資料の整理にも手を煩わせることはありません。

メールの一括送信

ビジネスシーンで誰もが頻繁に使うメールの送信も、VBAを活用することで、複数の宛先に対して一括で自動送信することができます。まずは、Excelのシートに「宛名」「メールアドレス」「件名」「本文」「添付ファイルの場所」など、メールに必要な情報を一覧で入力しておきます。準備ができたら、画面上に「送信ボタン」を配置します。（このボタンは、クリックするとVBAのプログラムが動き出す仕組みになっています。）ボタンを押すと、VBAがパソコンにインストールされているOutlookを使って、一行ずつ情報を読み取り、それぞれの相手に自動でメールを送信してくれます。この方法を使えば、大量のメールも短時間でミスなく送ることができます。

このように「作業時間を大幅に削減しながら、正確さとスピードを両立できる」ことこそがVBAの最大の魅力です。

VBAを身につけるには

紹介してきたように、業務効率を飛躍的にアップさせるVBAですが、何だか初心者には難しそう…と感じる方もいるでしょう。しかしVBAは「ボタンを押したらメールを送信する」など、数行のコードを入力すると実現できるとても身近なプログラミングです。普段使っているExcelに少しずつVBAを取り入れてみるのも良いでしょう。

本格的にVBAのスキルを身につけて今の業務効率をアップさせたい。または、転職活動を考えているのでスキルアップを図りたいという方には、スクールで学ぶことをおススメします。資格とキャリアのスクールnoaでは、VBAの簡単なコードや、VBAの便利な使い方を学ぶことができます。また実践講座では、学んだ内容を活かし、自分が作りたい課題をテーマに、授業の中でデータを作ることができます。

さらには、株式会社オデッセイコミュニケーションズが実施するVBAの基本的なスキルの習得を証明する資格「Excel VBA ベーシック」や、高度なVBAによる業務自動化・マクロ開発スキルがある証明となる「Excel VBA スタンダード」の取得も目指すことができます。興味はあるけど、何から始めればいいか分からないという方は、ぜひお気軽にご相談ください。